LA IMPORTANCIA Y UTILIDAD DEL TRABAJO EN EQUIPO
La esencia del trabajo en equipo se encuentra en la naturaleza misma. Un ejemplo de ello son los gansos. Los gansos, al volar perfectamente coordinados en forma de V, ahorran hasta un 71% de la energía que consumirían si batieran sus alas de forma aislada y desorganizada. Cuando el pájaro de delante se cansa, pasa al fondo de la formación, y eso le posibilita ir recomponiendo fuerzas. Eso es sinergia. Eso es trabajo en equipo. Nuestra condición de seres humanos interdependientes, nos obliga a desarrollar esta capacidad, que es el cimiento sobre el cual se construyen proyectos colectivos, tan necesarios por estos días.
VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL TRABAJO EN EQUIPO
Ventajas:
- Más productividad: El resultado es mejor al haber más variedad de competencias e información.
- Se aprende más rápidamente
- El equipo ofrece una visión más hetereogénea y amplia.
- Atmósfera más estimulante y creativa
- Se desarrollan habilidades como negociar, tomar decisiones conjuntamente, resolver conflictos...
- Mayor compromiso: Los individuos se sienten más implicados con los objetivos cuando ellos han participado en su establecimiento.
- El equipo actúa como fuente de motivación interpersonal y satisfacción
- Los miembros que han participado en el proceso aceptan y apoyan las soluciones.
- Comunicación más eficaz.
Inconvenientes:
- Puede reducir el esfuerzo individual
- El trabajo es más lento ya que supone ponerse de acuerdo varias personas
- Efecto presión a la conformidad: se evita decir lo que se piensa por miedo a ser rechazado por el grupo
- Aparecen conflictos como consecuencia de las distintas personalidades y la carga de trabajo (unos hacen más que otros)
- Si la comunicación no es buena pueden surgir rumores, malentendidos...
- No se cumplirán los objetivos si hay una mala coordinación y no se han establecido normas de funcionamiento.
ETAPAS POR LAS QUE ATRAVIESA UN EQUIPO DE TRABAJO
Hay que ser consciente de que los equipos van a necesitar tiempo para acoplarse y funcionar eficazmente.
- Inicio / Orientación: predomina el optimismo, los miembros se sienten ilusionados con el proyecto que se les ha encomendado; si es un equipo donde los miembros se conocen poco las relaciones serán cordiales, tanto si se conocen como si no, al principio, todos ponen de su parte para evitar conflictos.
- Primeras dificultades / Conflicto: el trabajo se complica y surgen las primeras dificultades lo que origina tensión y roces entre sus miembros; las diferencias de carácter y personalidad asoman.
- Acoplamiento / Estructura: los miembros son conscientes de que están obligados a entenderse si quieren sacar el proyecto adelante. Esto les obliga a tratar de superar los enfrentamientos personales. Por otra parte, los miembros ven que, aunque con dificultades, el proyecto va avanzando lo que permite recuperar cierto optimismo.
- Madurez / Trabajo: el equipo está acoplado, controla el trabajo y sus miembros han aprendido a trabajar juntos (conocen los puntos débiles de sus compañeros y evitan herir sensibilidades). El equipo entra en una fase muy productiva.
- Agotamiento: Los miembros del equipo comienzan a perder ilusión en el mismo. El rendimiento puede volver a caer y es posible que vuelvan a surgir rivalidades. Si es un trabajo puntual y el equipo es temporal, llega el momento de ir cerrando el proyecto e ir liquidando el equipo, quedando únicamente aquellas personas necesarias para rematar el trabajo. Si el equipo es permanente habrá que tratar de buscar nuevos proyectos que les motiven o realizar modificaciones en los miembros para empezar un nuevo ciclo.
TAMAÑO Y ESTRUCTURA
El tamaño ha de ser lo suficientemente amplio como para permitir la diversidad de propuestas pero, al mismo tiempo, lo suficientemente reducido como para evitar las desventajas de la limitación de la participación, la holgazanería social, la dominación del subgrupo y otras similares.
En cuanto a si debe haber un número par o impar de miembros. Se recomienda un número impar que permita una mayoría suficiente cuando se ha de votar y evite la posibilidad de empates en la toma de decisiones.
MÉTODOS PARA TOMAR DECISIONES
Cualquier método de decisión grupal tiene sus ventajas e inconvenientes y los mejores grupos y equipos de trabajo no se limitan a utilizar el mismo método siempre, sino que recurren a diversos métodos pero siempre asegurándose de que el que están utilizando es el que mejor se adecua al problema o tarea que tienen entre manos.
1. Decisión por ausencia de respuesta: Se escoge algún tipo de acción por defecto o ausencia de interés. Se va sugiriendo una propuesta tras otra sin que tenga lugar ningún tipo de discusión hasta que el equipo, finalmente, acepta una idea.
2. Decisión autárquica: Una persona domina y determina el curso de la acción, es decir, el presidente, directivo o cualquier otra figura investida de autoridad toma la decisión por el grupo. Esto puede hacerse con o sin discusión y ahorra mucho tiempo.
3. Decisión oligárquica: Un pequeño subgrupo domina y decide las acciones a poner en práctica. Dos o tres personas dominan y "encarrilan" al grupo en un sentido determinado. Esto, con frecuencia, se hace proponiendo una resolución para luego forzar un asentimiento rápido retando al grupo con frases como: "¿alguien tiene algo que objetar? ...pues continuemos".
4. Decisión mayoritaria: Se escoge la votación como forma de determinar las resoluciones. La decisión por mayoría es una de las formas más frecuentes de tomar decisiones, sobre todo cuando hay signos de disconformidad o disparidad de pareceres. Este método se utiliza muchas veces sin considerar sus potenciales problemas. El proceso de votación puede crear coaliciones; algunos serán "ganadores" y otros serán "perdedores" al final de la votación. Estos últimos se pueden sentir menos comprometidos con la solución adoptada por la mayoría y pueden acabar generando antagonismos que pueden llegar a impedir la eficacia del equipo en el futuro.
EL JEFE DE EQUIPO
Todo equipo necesita un jefe, una persona que lo dirija, que se ponga al frente del mismo. Al igual que todo equipo de fútbol necesita un entrenador o que toda orquesta necesita un director. El jefe puede ser simplemente eso, un jefe, o puede ser algo más, un auténtico líder. Hay jefes que no son líderes y también puede haber líderes que no son jefes. La diferencia básica entre ambos conceptos radica en el origen de la autoridad que ejercen.
El jefe recibe su autoridad de la posición jerárquica que ocupa: la empresa lo ha colocado al frente del equipo, mientras que el líder recibe su autoridad del propio equipo por diversos factores (carisma, personalidad, entrega, energía, etc.), que le permiten ganarse el apoyo de sus colaboradores. Lo ideal es que se combinen ambas cosas, es decir que la persona impuesta por la empresa, el que ostenta la autoridad formal, sea al mismo tiempo un líder para los compañeros, es decir una persona con carisma al que los trabajadores sigan voluntariamente.
Cualidades:
- Debe ser una persona justa.
- Muy trabajadora.
- Exigente pero humana.
- Respetuosa.
- Defensora de su equipo.
- Que se preocupe por el bienestar de su gente.
- Persona con capacidad de organización innata.
- Persona decidida, que sepa tomar decisiones.
Funciones:
- Planificación: definir objetivos, determinar recursos.
- Organización: preparar y desarrollar los planes de acción.
- Ejecución: Llevar a cabo los programas.
- Coordinación y liderazgo: crear un equipo cohesionado, establecer normas, motivar, tomar decisiones, resolver conflictos.
- Control y valoración: Vigilar el cumplimiento de los objetivos y el funcionamiento del equipo.
Estilos de liderazgo:
- Autocrático: El líder fija los objetivos del grupo, impone la forma de conseguirlos y supervisa la actividad de los miembros del grupo. Impone disciplina y una dirección firme. Se expresa "Ustedes harán esto o aquello, deberéis realizar; he conseguido; lograré...".
- Democrático: El líder fija los objetivos y método en diálogo con los miembros del grupo. Trabaja en equipo, por objetivos y busca desarrollar el potencial individual de los colaboradores. Suele decir : "Nosotros podemos ...
- Laissez Faire o Dejar hacer: El líder abandona la toma de decisiones, y se limita a colaborar, esencialmente con información. No responsabiliza a nadie de las acciones. Es pacificador que no eficaz. Su frase más típica es: " ... ya veremos qué hacemos ".
ROL, CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LOS INTEGRANTES
Roles Positivos/Productivos:
- Líder: Fuerte personalidad, carisma, buena capacidad de expresión, convicción. Influye sobre el equipo y se implica en los conflictos que surgen.
- Defensor: Defenderá y peleará las batallas del equipo con las personas externas también brinda un fuerte apoyo a los miembros internos.
- Investigador: Tiende a favorecer la obtención de más información antes de tomar decisiones.
- Experto: Domina un área de conocimiento. Aporta ideas cuando se trata de dicho tema.
- Animador: Empuja hacia delante y se involucra en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto de los compañeros. Ofrece satisfacciones personales al resto de miembros.
- Trabajador: Establece estándares altos de rendimiento. Frecuentemente, son personas que trabajan duro y no ocultan su esfuerzo.
- Observador: Tiene capacidad de escucha y no tiende a imponer su punto de vista sobre los demás.
- Jefe Formal: Tiene el poder oficial en el equipo. Influye sobre los demás por su "status" formal.
- Secretario/portavoz: Se encarga de distribuir el material, registrar los distintos aspectos que se van tratando... Suele ser disciplinado y eficiente.
- Cerebro: Es creativo, innovador, poco comunicativo y prefiere trabajar a su propio ritmo. Resuelve problemas difíciles. Busca nuevas alternativas.
- Evaluador: Serio, perspicaz, estratega con poca iniciativa. Percibe todas las opciones. Se preocupa por verificar que se cumplan las reglas.
- Promotor: Es bueno para adoptar ideas de los creadores, innovadores y encontrar los recursos para promoverlas y que se hagan realidad.
Roles Negativos/Improductivos:
- Dominador: Ataca al equipo, influye a través del miedo, el chantaje. Intransigente.
- Pícaro / Vago: Se aprovecha del trabajo del resto de los compañeros.
- Manipulador: Orienta al equipo hacia sus propios objetivos personales.
- Sumiso: Se somete al grupo por temor o vergüenza (defecto físico...).
- Opositor: Adopta la postura "de qué se habla que me opongo", siempre en desacuerdo, aunque no tenga razones objetivas para ello.
- El pelota: Gira siempre en torno al jefe, buscando su aprobación y conformidad, informando de todo lo que sucede.
- Sentimental: Expone sus problemas y sentimientos para conseguir el apoyo y el afecto del grupo.
- Gracioso: Interrumpe continuamente el trabajo del grupo con bromas o imitaciones, desviándolo de sus objetivos.
- Discutidor: No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis aunque sin ánimo destructivo, a diferencia del opositor.
- Incordio: Es inoportuno, siempre con un comentario desafortunado en el momento menos adecuado, molestando a los compañeros.
- Charlatán: Emplea la más mínima oportunidad para comenzar a hablar reteniendo la palabra.
- Listillo:Él lo sabe todo y de hecho suele tener un nivel de preparación por encima de la media. Resultan insufribles.
- Cuadriculado: Tiene unos esquemas mentales muy consolidados de los que resulta muy difícil moverle o que considere otras opciones.
CLASIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO
Permanentes. Son equipos estables, establecidos en la estructura de la organización, se ocupan de las actividades habituales de la empresa u organización:
- Directivos de mando: Se determinan por el Organigrama. Elaboran proyectos y planes, toman decisiones y ordenan al resto de equipos. Está compuesto por los subordinados que reportan directamente al Director de la empresa o negocio. Si la empresa es grande y tiene diferentes centros de trabajo, un equipo directivo sería el integrado por el director o dueño y los encargados de cada uno de los centros de trabajo.
- Ejecutivos o de tareas: Concretan los objetivos y directrices generales de los directivos. Serían un segundo nivel. Sería el integrado por cada encargado y sus jefes de equipo.
- De desarrollo profesional: Desarrollan proyectos o programas que no tienen un carácter temporal. Por ejemplo, en los laboratorios y controles de calidad de empresas serían los equipos de investigación y desarrollo.
- Laborales: Efectúan las tareas concretas.
Temporales. Responden a necesidades circunstanciales de cambio o desarrollo:
- Ad hoc: Abordan problemas y situaciones nuevos y concretos.
- De proyecto: Para el diseño de nuevos productos, servicios o procesos tecnológicos.
- De negociación: Para resolver conflictos o concertar intereses.
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
El equipo tiene que tener muy claro cuál va a ser su función y qué objetivos se le demandan. Los objetivos deben ser:
- Motivadores, que impliquen un desafío. Sus miembros tan sólo darán lo mejor de si mismo si el trabajo que se les encomienda les realiza profesionalmente. No tiene sentido montar un equipo de trabajo con gente preparada para luego no darle contenido o asignarle tareas rutinarias.
- Exigentes pero alcanzables. Tan negativo resultan los objetivos poco exigentes (el equipo no se esforzará, perderá motivación), como objetivos inalcanzables, absurdos (el equipo renunciará desde un principio a intentar lograrlos y si lo intenta cundirá la frustración).
- Medios necesarios (técnicos y humanos) para desarrollar eficazmente la tarea encomendada. Si el equipo detecta que necesita algún apoyo adicional debería ponerlo inmediatamente en conocimiento de la organización con vista a cubrir esta carencia lo antes posible y que su desempeño no se vea afectado.
- Los plazos asignados a los proyectos suelen ser muy exigentes pero no obstante en situaciones con plazos imposibles es conveniente explicar y hacer ver la imposibilidad de realizar el trabajo a tiempo, excepto que se realice una chapuza.
- Fijar metas intermedias, cuando se trate de un proyecto a largo plazo, es conveniente para que el equipo sienta la inmediatez y luche por alcanzar estos objetivos a corto plazo. Con ello se evita por una parte que el largo plazo pueda hacer que el equipo se confíe ("como tenemos tanto tiempo...."). Además el poder alcanzar unas metas, aunque sean menores, contribuye a aumentar la motivación al ver como avanza en la dirección correcta.
- Aspectos críticos del proyecto, es fundamental comunicar al equipo cuales son aquellos indicadores que se van a considerar para evaluar su desempeño. ¿Qué es lo principal? cumplir los plazos, no desviarse de los costes estimados, la calidad del trabajo, etc. Se trata de evitar que el equipo centre sus esfuerzos en un aspecto determinado (por ejemplo, cumplir los plazos) cuando lo realmente importante sea otro (por ejemplo, no desviarse del presupuesto o hacer un trabajo de calidad).
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN
- Algunos instructores de oratoria moderna afirman que "En la actualidad, la mayoría de las personas habla demasiado y dice muy poco. Una cosa es hablar bien o tener buena labia y otra muy diferente es saber comunicarse con claridad y asertividad para ser entendido". Cuando se habla en público es inevitable pensar en el miedo escénico, el nerviosismo, el complejo o temor de hablar en público, conocido también como glossofobia. El secreto será ser paciente y practicar todo lo posible.
- La regla más importante para hablar en público, es saber muy bien de qué se está hablando. Quizás suene obvio, pero lo cierto es que la mayoría de los oradores que tienen dificultades para hablar en público, no tiene tampoco una idea clara de lo que quieren transmitir a su audiencia.
- Muchas personas sienten que deberían adoptar otro "personaje" mientras hablan frente a una audiencia. Algunos oradores, llegan incluso a impostar una postura seria, solemne e inexpresiva y se olvidan de que el humor puede ser uno de los instrumentos más importantes en cualquier orador. Por eso, no se debe obviar el humor, los hechos, anécdotas y cuentos personales, pueden ser una maravillosa manera de llegar al corazón de una audiencia.
- Se ha comprobado que entre un 60% y un 80% de la comunicación entre seres humanos se realiza por canales no verbales y que las personas se fijan más en estos tipos de mensajes que en el oral. El lenguaje corporal, es todo lo que tú trasmites por medio de movimientos o gestos, delata completamente tus sentimientos o percepción acerca de la persona con la que está interactuando.
- Para una buena comunicación escrita: Utilización de un lenguaje claro, concreto y preciso; Las frases han de ser cortas para facilitar la comprensión del mensaje; Se han de utilizar adecuadamente los signos de puntuación, así como los signos de interrogación, admiración, etcl; Se han de evitar las abreviaturas.
- La escucha activa y el feedback: La escucha activa significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla. El Feedback o retroalimentación es el elemento comunicativo por el que informamos a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Ej: "Si no te he entendido mal..."; "O sea, que lo que me estás diciendo es..."; "A ver si te he entendido bien...."
- La Asertividad se define como: "la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta, directa y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás. Negociando con ellos su cumplimiento". Emplear la conducta asertiva es saber pedir, saber negarse, negociar y ser flexible para poder conseguir lo que se quiere, respetando los derechos del otro y expresando nuestros sentimientos de forma clara. La asertividad consiste también en hacer y recibir cumplidos y en hacer y aceptar quejas. El elemento básico de la asertividad consiste en atreverse a mostrar nuestros deseos de forma amable, franca, etc., pero el punto fundamental consiste en lanzarse y atreverse.
CARACTERÍSTICAS DE UN EQUIPO EFICAZ
- Integrado por personas con actitudes y aptitudes para trabajar en equipo.
- Tamaño adecuado
- Formado por personas heterogéneas y polivalentes.
- Establecimiento de normas y toma de decisiones consensuadas.
- Fijación de estrategia para lograr los objetivos.
- Distribución del trabajo: Los miembros comprenden y aceptan la tarea encomendada. Objetivos discutidos y definidos.
- No hay tensiones, se escucha, no se juzga.
- Libre participación.
- Los conflictos no se evitan, se solucionan.
- Autocontrol. La dirección y la distribución de tareas cambian según circunstancias.
- La crítica es frecuente y franca, tiene carácter constructivo y no son ataques personales.
- Utilización de métodos de trabajo grupales (dinámicas de grupos).
HABILIDADES NECESARIAS PARA TRABAJAR EN EQUIPO
Ser:
- Autoconocimiento y capacidad de autocrítica. Es decir, la aptitud para poner en duda las opiniones que poseemos y examinar si hay otras que merecen más crédito.
- Autoestima e identidad personal. aceptarse, sentirse persona digna y capaz de tomar decisiones y enfrentarse con las dificultades.
- Adaptación a las circunstancias cambiantes, a nuevos entornos. Disposición a aprender y desaprender. Aceptar los hechos como una forma de autorrealización.
- Control emotivo y del estrés. Inteligencia emocional. Capacidad para expresar los sentimientos.
- Curiosidad, imaginación, iniciativa. Actitud curiosa, observadora y crítica ante lo que nos rodea... Formularse preguntas, investigar. Gusto por aprender.
- Actitud optimista.
- Autenticidad, sinceridad.
- Responsabilidad y flexibilidad en las actuaciones.
Saber:
- La Cultura: conocimientos, visiones del mundo y de los fundamentos de la ciencia, ideas, instrumentos, formas de comunicación, normas, valores... Estar inmerso en la realidad del momento, y estar informado.
- Informarse: observar, leer, buscar información relevante para hacer juicios multidisciplinares, analizar, combinar el conocimiento de varias disciplinas para adquirir una mayor capacidad de comprensión.
- Construir conocimiento.
- Autoaprendizaje (aprender a aprender). Técnicas de estudio. Reflexión, autoevaluación. Aprendizaje a partir de los errores. Formación permanente.
Hacer:
- Iniciativa en la toma de decisiones, anticipación a los hechos.
- Perseverancia y atención continuada, persistir en las actividades pese a las dificultades.
- Razonamiento crítico y pensamiento sistémico superando la imagen de una realidad compartimentada.
- Actitud creativa, imaginación, que es una manera de percibir el medio y una manera original de realizar las tareas cotidianas, aportar nuevas ideas, elaborar sus propias percepciones y visiones del mundo.
- Motivación y estar dispuesto a asumir riesgos y afrontar fracasos o frustraciones.
- Análisis de situaciones complejas, resolver problemas. Identificar problemas, analizarlos y actuar para solucionarlos: planificar, organizar, aplicar, evaluar. Discriminar entre lo importante y lo secundario. Experimentar, explorar soluciones diferentes, distinguir causas y consecuencias.
- Uso eficiente de recursos: información, matemáticas, TIC, tiempo.... Utilizar con confianza las técnicas y los conocimientos. Tener buenos hábitos de trabajo.
- Adaptación al mundo laboral en cambio.
CONVIVIR
- Expresarse: hablar, escribir y redactar correctamente, dibujar, presentar trabajos y conclusiones con eficacia...
- Comunicarse con sensibilidad hacia los otros (buenas relaciones personales): hablar en público, escuchar, dialogar, comprender, afirmarse, negociar, intercambiar, tener empatía... Tener un buen nivel de comunicación interpersonal e intercultural, con capacidad de gestionar conflictos, discutir, persuadir y negociar.
- Cooperación. Saber trabajar en colaboración, en proyectos conjuntos, solicitar ayuda...
- Solidaridad y participación en la vida democrática de la comunidad. Sentido de servicio a la comunidad.